Выбор офиса для регистрации компании


Офис - это лицо компании, по офису будут судить о Вас Ваши клиенты, но не только они. Государственные органы, вовлеченные в процесс регистрации компании и выдаче лицензий также в первую очередь будут смотреть на офис компании.

Кто проверит Ваш офис?

Фотографии офиса, внутри и снаружи с вывеской, обязательно нужно предоставить в Фонд социального страхования при регистрации первого сотрудника и одновременной регистрации компании, трудовой департамент при подаче документов для получения разрешения на работу для иностранного сотрудника, а также в иммиграционную службу при продлении визы Non-b на один год.

Если Вы получаете лицензии для отдельных видов деятельности (FDA, ресторанный бизнес, туристический бизнес), обязательно выполнить требования государственных органов к офису (складу, ресторану) и предоставить фотографии им.

Офицеры каждого органа могут проверить Ваш офис для принятия решения о выдаче лицензии, визы, разрешения на работу.

Вид деятельности

Офис должен отвечать виду деятельности. Если Вы регистрируете агентство недвижимости, а в офисе у Вас нет ни столов, ни стендов, ни брошюр, в выдаче разрешений на работу и виз для сотрудников могут отказать.

Опять же, для некоторых видов деятельности есть специальные требования, как то наличие склада с отдельным входом для импорта продуктов питания, наличие специального оборудования, наличие системы пожаротушение и др. Перед тем как арендовать офис, проверьте, сможете ли Вы оборудовать его в соответствии с такими требованиями.

Отдельный вход

Если в одном здании есть жилая часть и коммерческая часть, отдельный вход в офисные помещения обязателен.

При размещении в одном офисе нескольких компаний (будь то на одном или нескольких этажах) обязательно наличие вывески каждой компании при входе на дверях или на стене возле дверей. Если одна из компаний находится на другом этаже, при входе в ее офис также надо разместить вывеску.

Сколько компаний можно разместить в одном офисе?

Все зависит опять же от вида деятельности компаний и от количества сотрудников. Например, три компании, по 2 иностранных сотрудника в каждой, находящиеся в одном офисе с одной комнатой метров 40, будет выглядеть сомнительно. По закону 6 иностранных сотрудников подразумевают 24 тайских сотрудников. Пусть даже все они работают вне офиса, но 3 тайца обязательно должны находиться в офисе. 9 человек и 9 рабочих столов на площади 40 метров не поместятся физически.

Если же в компании не планируется разрешения на работу, тогда "вместимость" офиса существенно повышается.

Не забудьте подписать договор аренды (или договор субаренды) от имени каждой компании, находящейся в офисе.

Какие документы запросить у арендодателя?

При регистрации в Фонде социального страхования от компании обязательно потребуются следующие документы:

  • копия Чанота на офис (с двух сторон)
  • копия домовой книги
  • копия ID владельца офиса/копия уставных документов компании
  • копия домовой книги владельца офиса

Эти документы необходимо запросить у арендодателя до момента заключения договора аренды. Если обнаружится отсутствие какого-либо из документов после заключения договора и оплаты депозита, это может стать проблемой.

Назначение помещений

Обязательно перед началом аренды проверить, можно ли использовать помещение под офис. Квартиру в кондоминиуме можно использовать как офис, если она отведена под коммерческие цели, как правило, такие квартиры расположены на 1 этаже здания.

Если Вы хотите арендовать дом или таунхаус в поселке, уточнить вопрос об организации в таком доме компании необходимо в управляющей компании поселка.

Не совмещайте офис и жилые помещения. Если же Вы работаете и живете одном доме, в жилое и в коммерческое помещение должны быть отдельный вход.

Наши рекомендации, перед заключением договора аренды офисных помещений обязательно проконсультируйтесь с юристом, покажите ему документы и фотографии помещения, детально расскажите, чем планируете заниматься в офисе и сколько человек будет трудоустроено в компании. Заключайте договор только после его проверки и проверки всех документов юристом.

    Автор: Александра Агапитова

    Все права защищены.

    Копирование и использование материалов без письменного согласия владельца запрещено.